E-Mail Archivierung

Schutz, Effizienz und rechtliche Sicherheit für dein Unternehmen

Die E-Mail-Archivierung bietet nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch schnellen Zugriff, Schutz vor Datenverlust und unterstützt bei Rechtsstreitigkeiten.

Unser Ziel ist es, Unternehmen bei der sicheren und effizienten Archivierung ihrer E-Mails zu unterstützen. Dieser möglicht nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, sondern fördert auch die Sicherheit und Effektivität in der digitalen Geschäftswelt.

wir wissen wie

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JournalingJournaling
Bei Journaling werden Kopien aller ein- und ausgehenden E-Mails eines Unternehmens erstellt und in einem separaten Archiv gespeichert. Dieser Prozess ermöglicht die detaillierte Protokollierung sämtlicher E-Mail-Kommunikation und dient der Aufbewahrung von Nachrichtenverläufen für Compliance- und Sicherheitszwecke.
DatenintegritätDatenintegrität
Datenintegrität in der E-Mail-Archivierung gewährleistet, dass gespeicherte E-Mails vollständig, unverändert und korrekt bleiben. Die Sicherung der Integrität ermöglicht es, die Authentizität und Verlässlichkeit der archivierten Daten zu bewahren.
PSTPST
PST-Daten (Personal Storage Table) sind ein Dateiformat von Microsoft Outlook, das zur Speicherung von E-Mails und anderen Daten verwendet wird. In der E-Mail-Archivierung ermöglichen PST-Dateien die geordnete und effiziente Archivierung älterer E-Mails sowie die Organisation von Informationen.
Retention PolicyRetention Policy
Eine Retention Policy definiert die Zeitspanne, für die bestimmte Daten, wie E-Mails, im Archiv aufbewahrt werden sollen. Diese Richtlinie gewährleistet, dass Daten gemäß gesetzlichen Vorschriften oder unternehmensinternen Regeln aufbewahrt und anschließend gelöscht werden.
DSGVO-KonformitätDSGVO-Konformität
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt den Schutz personenbezogener Daten innerhalb der Europäischen Union. In der E-Mail-Archivierung ist die DSGVO-Konformität entscheidend, um den Datenschutz zu gewährleisten und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.

ServerServer
In Bezug auf die E-Mail-Archivierung bezeichnet der Server die physische oder virtuelle Infrastruktur, die für die Speicherung und Verwaltung archivierter E-Mails verwendet wird. Diese Server bieten nicht nur ausreichend Speicherplatz, sondern auch Dienste für die Archivierung und den Zugriff auf E-Mails.

Compliance AnforderungenCompliance Anforderungen
Compliance-Anforderungen sind rechtliche oder branchenspezifische Vorgaben, denen Unternehmen bei der Speicherung und Verwaltung von E-Mails entsprechen müssen. Die E-Mail-Archivierung muss diese Anforderungen erfüllen, um gesetzliche Vorschriften einzuhalten und Daten angemessen zu schützen.

BackupBackup
Ein Server ist die zentrale Infrastruktur, die zur Speicherung, Verwaltung und zum sicheren Abrufen archivierter E-Mails dient. Diese Server bieten nicht nur den notwendigen Speicherplatz, sondern stellen auch sicher, dass die archivierten E-Mails jederzeit verfügbar und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Die E-Mail-Archivierung bietet nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch schnellen Zugriff, Schutz vor Datenverlust und unterstützt bei Rechtsstreitigkeiten.

Unser Ziel ist es, Unternehmen bei der sicheren und effizienten Archivierung ihrer E-Mails zu unterstützen. Dieser möglicht nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, sondern fördert auch die Sicherheit und Effektivität in der digitalen Geschäftswelt.

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Journaling

Bei Journaling werden Kopien aller ein- und ausgehenden E-Mails eines Unternehmens erstellt und in einem separaten Archiv gespeichert. Dieser Prozess ermöglicht die detaillierte Protokollierung sämtlicher E-Mail-Kommunikation und dient der Aufbewahrung von Nachrichtenverläufen für Compliance- und Sicherheitszwecke.

Datenintegrität

Datenintegrität in der E-Mail-Archivierung gewährleistet, dass gespeicherte E-Mails vollständig, unverändert und korrekt bleiben. Die Sicherung der Integrität ermöglicht es, die Authentizität und Verlässlichkeit der archivierten Daten zu bewahren.

PST

PST-Daten (Personal Storage Table) sind ein Dateiformat von Microsoft Outlook, das zur Speicherung von E-Mails und anderen Daten verwendet wird. In der E-Mail-Archivierung ermöglichen PST-Dateien die geordnete und effiziente Archivierung älterer E-Mails sowie die Organisation von Informationen.

DSGVO-Konformität

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt den Schutz personenbezogener Daten innerhalb der Europäischen Union. In der E-Mail-Archivierung ist die DSGVO-Konformität entscheidend, um den Datenschutz zu gewährleisten und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.

Retention-Policy

Eine Retention Policy definiert die Zeitspanne, für die bestimmte Daten, wie E-Mails, im Archiv aufbewahrt werden sollen. Diese Richtlinie gewährleistet, dass Daten gemäß gesetzlichen Vorschriften oder unternehmensinternen Regeln aufbewahrt und anschließend gelöscht werden.

Server

In Bezug auf die E-Mail-Archivierung bezeichnet der Server die physische oder virtuelle Infrastruktur, die für die Speicherung und Verwaltung archivierter E-Mails verwendet wird. Diese Server bieten nicht nur ausreichend Speicherplatz, sondern auch Dienste für die Archivierung und den Zugriff auf E-Mails.

Compliance Anforderungen

Compliance-Anforderungen sind rechtliche oder branchenspezifische Vorgaben, denen Unternehmen bei der Speicherung und Verwaltung von E-Mails entsprechen müssen. Die E-Mail-Archivierung muss diese Anforderungen erfüllen, um gesetzliche Vorschriften einzuhalten und Daten angemessen zu schützen.

Backup

Ein Server ist die zentrale Infrastruktur, die zur Speicherung, Verwaltung und zum sicheren Abrufen archivierter E-Mails dient. Diese Server bieten nicht nur den notwendigen Speicherplatz, sondern stellen auch sicher, dass die archivierten E-Mails jederzeit verfügbar und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Rechtssicherheit

Durch die gesetzeskonforme Archivierung bleiben Unternehmen auf der sicheren Seite. Im Fall von rechtlichen Anfragen oder Prüfungen können relevante E-Mails schnell und effizient gefunden werden.

Datensicherheit

Archivierte E-Mails sind wie ein digitaler Tresor für Unternehmensinformationen.
Sie sind vor Verlust geschützt und können über Jahre hinweg sicher aufbewahrt werden.

Effizienssteigerung

Die Archivierung ermöglicht einen schnellen Zugriff auf vergangene Kommunikationen. Dadurch sparen Mitarbeiter Zeit und Mühe bei der Suche nach wichtigen Informationen.

Platz- und Kostenersparnis

Durch gezieltes Archivieren und Entlasten des E-Mail-Servers können Speicherplatz und Betriebskosten reduziert werden.
Die Daten werden effizient verwaltet, was die Unterhaltungskosten senkt.

Business-Kontinuität

Selbst bei Serverausfällen oder Datenverlust bleiben archivierte E-Mails zugänglich.
Das Unternehmen kann seinen Betrieb ohne größere Unterbrechungen fortsetzen.

Deine Vorteile bei uns

Beratung und Planung

Durch De-Duplizierung und Komprimierung belegen die Daten im Archiv bis zu 70 Prozent weniger Speicherplatz als zuvor auf dem E-Mail-Server.

Sicherheit und Zugänglichkeit

Wir gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und schützen sensible Unternehmensdaten.

Umfassender Support

Unser Service bietet nicht nur Archivierung, sondern auch Unterstützung bei der DSGVO-Konformität und rechtlichen Fragen.

Speicherverbrauch-basierte Abrechnung

Am Ende des Jahres wird ausschließlich der effektiv verwendete Speicherplatz ermittelt und in Rechnung gestellt.

Zusatzleistungen

Du entscheidest …

Pakete

Einmaliger Einrichtungspreis 84,00€ (netto zzgl. Mehrwertsteuer)

E-Mail Archivierung

Das musst du beachten!

Die E-Mail Archivierung ist ein unverzichtbarer Bestandteil für Unternehmen, um nicht nur den gesetzlichen Anforderungen zu genügen, sondern auch, um geschäftskritische Daten zu schützen.

Wir helfen dir, die Funktionsweise zu verstehen und stellen Lösungen vor, die nicht nur die Compliance sicherstellen, sondern auch die Effizienz und Sicherheit deiner Unternehmenskommunikation steigern.

Wie funktioniert die E-Mail Archivierung?

E-Mails werden in speziellen Archivierungssystemen gespeichert, wo sie strukturiert und durchsuchbar abgelegt sind, um schnellen Zugriff und langfristige Aufbewahrung zu gewährleisten.

Wie lange müssen E-Mails archiviert werden?

Die Aufbewahrungsdauer für E-Mails ist gesetzlich vorgegeben und variiert je nach Art der Nachricht und den geltenden Vorschriften. Typischerweise beträgt sie für steuerrelevante Dokumente in Deutschland 10 Jahre.

Warum ist E-Mail Archivierung vorgeschrieben?

E-Mail-Archivierung ist gesetzlich vorgeschrieben, um die Integrität geschäftlicher Kommunikation zu gewährleisten. Dies dient der rechtlichen Nachvollziehbarkeit, Audits, Schutz vor Datenverlust und Erfüllung gesetzlicher Anforderungen.

Unterschiede zw. Backup und Archivierung von E-Mails

Ein Backup ist eine Sicherungskopie zur Wiederherstellung von Daten bei einem Ausfall. Eine Archivierung speichert Daten langfristig für Compliance, schnellen Zugriff und rechtliche Zwecke, wobei die Daten in einem Archiv durchsuchbar und geordnet sind.

E-Mail Archivierung DSGVO-konform

Die DSGVO erfordert eine datenschutzkonforme Archivierung. Das bedeutet, dass personenbezogene Daten in E-Mails entsprechend geschützt und nur für rechtmäßige Zwecke und mit Zustimmung der betroffenen Personen archiviert werden dürfen.

E-Mail Archivierung

Das musst du beachten!

Die E-Mail Archivierung ist ein unverzichtbarer Bestandteil für Unternehmen, um nicht nur den gesetzlichen Anforderungen zu genügen, sondern auch, um geschäftskritische Daten zu schützen.

Wir helfen dir, die Funktionsweise zu verstehen und stellen Lösungen vor, die nicht nur die Compliance sicherstellen, sondern auch die Effizienz und Sicherheit deiner Unternehmenskommunikation steigern.

Wie funktioniert die E-Mail Archivierung?

E-Mails werden in speziellen Archivierungssystemen gespeichert, wo sie strukturiert und durchsuchbar abgelegt sind, um schnellen Zugriff und langfristige Aufbewahrung zu gewährleisten.

Wie lange müssen E-Mails archiviert werden?

Die Aufbewahrungsdauer für E-Mails ist gesetzlich vorgegeben und variiert je nach Art der Nachricht und den geltenden Vorschriften. Typischerweise beträgt sie für steuerrelevante Dokumente in Deutschland 10 Jahre.

Warum ist E-Mail Archivierung vorgeschrieben?

E-Mail-Archivierung ist gesetzlich vorgeschrieben, um die Integrität geschäftlicher Kommunikation zu gewährleisten. Dies dient der rechtlichen Nachvollziehbarkeit, Audits, Schutz vor Datenverlust und Erfüllung gesetzlicher Anforderungen.

Unterschiede zw. Backup und Archivierung von E-Mails

Ein Backup ist eine Sicherungskopie zur Wiederherstellung von Daten bei einem Ausfall. Eine Archivierung speichert Daten langfristig für Compliance, schnellen Zugriff und rechtliche Zwecke, wobei die Daten in einem Archiv durchsuchbar und geordnet sind.

E-Mail Archivierung DSGVO-konform

Die DSGVO erfordert eine datenschutzkonforme Archivierung. Das bedeutet, dass personenbezogene Daten in E-Mails entsprechend geschützt und nur für rechtmäßige Zwecke und mit Zustimmung der betroffenen Personen archiviert werden dürfen.

Archivieren bei Experten!

*Gesetzliche Pflicht: Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz sind verpflichtet ihre E-Mails zu archivieren!